სასარგებლო რჩევები

როგორ გამოთქვას უარი საქმიანი წერილში ღონისძიებაში მონაწილეობაზე უარის თქმის შესახებ

ოდესმე გიწვევთ სადილზე, რომლითაც აბსოლუტურად არ გინდოდა წასვლა? ოდესმე მოხდა თუ არა, რომ მეგობარს დაურეკავს რაიმე ღონისძიებაზე, რომ უგულებელყოფილი იქნებოდი სხვა შემთხვევაში? თუ თქვენ გქონიათ ასეთი სიტუაციები, მაშინ თქვენ თავად იცით, რა რთულია წინადადებაზე უარის თქმა. რა თქმა უნდა, მოწვევის მიღება კარგი გზაა ურთიერთობების შემდგომი განვითარებისთვის (თქვენი კომფორტის ზონიდან გამოსვლის ფასად), მაგრამ ზოგჯერ უარის თქმა ხდება ერთადერთი რეალური გამოსავალი მათთვის, ვინც ძალიან დატვირთულია ან არ სურს პირადი მიზეზების გამო.

უარის წერილების შედგენაში სირთულეები

თავაზიანი უარი თქმის უმარტივეს გზას, თუ თქვენ არ ხართ დაინტერესებული ადრესატთან საქმიანი ურთიერთობების შენარჩუნებით. ამ შემთხვევაში, საკმარისია ვიცავთ საქმიანი ტონს და დაეყრდნოს უარი წერილების წერის ძირითადი წესებს. თუ თქვენ უნდა დაუკავშირდეთ მასობრივ ფოსტაზე, მაშინ ამოცანა კიდევ უფრო გამარტივებულია: სავარაუდოდ, თქვენი პასუხის წერილიც კი არ იქნება წაკითხული.

მაგრამ ზოგიერთ შემთხვევაში, საქმიანი წერილის წერა იქცევა სიტყვების ფრთხილად შერჩევაში, რაც საშუალებას იძლევა მაქსიმალური სინანული გამოხატოს საქმიანი ლექსიკის ჩარჩოებში. ეს მოიცავს შემდეგ სიტუაციებს:

  • თქვენ მიმოწერაში ხართ პოტენციურ პარტნიორთან, მაგრამ ობიექტური მიზეზის გამო უარი უნდა თქვათ. თქვენ უნდა გამოთქვათ უარი, თანაბარ ინტერესს გადასცემთ თანამშრომლობის ადრეულ დაწყებას. ვინაიდან გარედან, ეს შეტყობინებები შეიძლება ურთიერთგამომრიცხავი ჩანდეს, ძნელია სწორი ფორმულირების არჩევა.
  • თქვენ შეესაბამება ჩვეულებრივ პარტნიორს და არ სურს უარყოფითი შთაბეჭდილების გაკეთება. თქვენ გეგმავთ თანამშრომლობის გაგრძელებას, მაგრამ თქვენ იცით, რომ ღონისძიებაში თქვენი მონაწილეობა მნიშვნელოვანი იქნებოდა პარტნიორისთვის. თქვენ უნდა ჩამოაყალიბოთ უარი ისე, რომ გადმოგცეთ ეს გაგება, ამით მიუთითებთ პარტნიორის ბიზნესის წარმატებისადმი ინტერესი. ამავე დროს, თქვენი მიზეზები საკმარისად დამაჯერებლად უნდა ჟღერდეს.
  • თქვენ შეესაბამება "ცოცხალი" ადრესატი და იცით, რომ თქვენი წერილი ყურადღებით წაიკითხავს. თქვენ არ გაქვთ ობიექტური მიზეზები მონაწილეობაზე უარის თქმისა, მაგრამ შეთანხმების საფუძველი არ არსებობს. ამავე დროს, გსურთ შეინარჩუნოთ თქვენი კორესპოდენტის ადგილმდებარეობა.
  • თქვენ შეესაბამება გავლენიან მოთამაშეს თქვენი ბიზნესის ნიშაში ან პოპულარული პუბლიკაციის წარმომადგენელთან. იძულებული ხართ უარი თქვან, მაგრამ არ გსურთ გააფუჭოთ თქვენი რეპუტაცია.

თითოეული ეს სიტუაცია პოტენციურად საშიშია თქვენი წარმატებისთვის. მაგრამ გამართულად დაწერილი საქმიანი წერილი ღონისძიებაში მონაწილეობაზე უარის თქმის შესახებ დაგეხმარებათ გულწრფელად გააფრთხილოთ თქვენი პოზიცია, არსებული ვითარების გამწვავების გარეშე. შეიძლება ამ გზით არ გაამყაროთ თქვენი პარტნიორი ურთიერთობა ამ გზით - მაგრამ მათ არ გაანადგურებთ. წარუმატებლობები ჩვეულებრივი პრაქტიკაა ბიზნეს სამყაროში. რაც უფრო ადრე შეიტყობთ მათ სწორად წარმოჩენას, მით უკეთესი.

როგორ უნდა გამოსცეს უარი წერილით?

ოფიციალური უარი ნებისმიერი წერილზე, რომელიც დეტალურადაა შესრულებული კომპანიის ბიზნეს წერილში. თუ წერილი გამოგიგზავნით ფოსტით ან ფაქსით, დარწმუნდით, რომ დაიცავით შემდეგი წესები:

  • პასუხი დაწერეთ მხოლოდ ორგანიზაციის ასოებზე.
  • დარწმუნდით, რომ უარი დამოწმებულია გენერალური დირექტორის ან შესაბამისი უფლებამოსილების მქონე პირის მიერ.
  • დარწმუნდით, რომ დაარეგისტრირეთ უარი ისე, რომ მას ჰქონდეს ოფიციალური ძალა.

თუ თქვენ უარი განაცხადოთ ელექტრონული ფოსტით, მაშინ მას მნიშვნელობა აქვს. ეს საშუალებას გაძლევთ გააკეთოთ პირველი შთაბეჭდილება წერილის შესახებ და მრავალი თვალსაზრისით აყალიბებს განწყობას კითხვისთვის. თუ დარწმუნებული ხართ, რომ თქვენი პასუხი წაიკითხება და დაგეგმეთ შემდგომი საქმიანი ურთიერთობები ადრესატთან, მაშინ შეეცადეთ თავი აარიდოთ სათაურს უარყოფითი ფორმულირებისგან. სავარაუდოა, რომ თქვენს კორესპონდენტს არ ექნება სურვილი გახსნას წერილი სათაურით, ფორმის "ღონისძიებაზე მონაწილეობაზე უარის თქმის" შესახებ, ამიტომ უმჯობესია გამოიყენოთ უფრო ნეიტრალური ვარიანტი. მაგალითად: ”ღონისძიების შესახებ”, ”სემინარში მონაწილეობის შესახებ” და ა.შ.

პასუხისმგებლობის შინაარსი

იმისათვის, რომ თავაზიანად გამოთქვან უარი ბიზნესში ღონისძიებაში მონაწილეობაზე, აუცილებელია დაიცვან ბიზნესის ეტიკეტის ყველა წესი. დარწმუნდით, რომ დაიწყებთ კონტაქტს, ხოლო ფოკუსირება მოწვევაში მითითებულ მონაცემებზე. თუ იცით კორესპოდენტის სახელი და პატრონიმი, მაშინ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფორმის მისალოცი:

ძვირფასო ნიკოლაი ნიკოლაევიჩ!

ასევე ხდება, რომ მხოლოდ გამგზავნის გვარი და საწყისია ცნობილი. ამ შემთხვევაში, ღირს, რომ თავი დავიკავოთ რუსეთში მიღებული გვარისა და საქმიანი მისამართის შესახებ (ბატონი, ქალბატონი):

ძვირფასო ბატონო ნიკოლაევ!

საწყისები არ უნდა იქნას გამოყენებული: ის არამარტო დაუდევრად გამოიყურება, არამედ თავხედურიც. თუ შეტყობინება კომპანიის სახელით იქნა გაგზავნილი და ადრესატის შესახებ არაფერია ცნობილი, მაშინ გამოიყენება უნივერსალური "გენერალური" მისამართი "ძვირფასო ბატონებო!", ეს საკმარისია სხვა მონაცემების არარსებობის შემთხვევაში.

მაშინაც კი, თუ ელექტრონულ ფოსტაზე უპასუხეთ, იზრუნეთ, რომ აცნობეთ გამგზავნს მისთვის გაგზავნილი ზუსტი შეკვეთის შესახებ. თქვენ შეგიძლიათ შეავსოთ ეს მონაცემები ორი გზით: ან გააკეთეთ მოთხოვნა ბმული ცალკეულ რეკვიზიტზე, წერილის ნომრისა და თარიღის მიხედვით (ჩვეულებრივ, ასეთი დეტალები წარმოდგენილია ზოგადად ოფიციალურ ფორმებში), ან მიაწოდეთ ეს მონაცემები გასაჩივრების დასაწყისში. თუ თქვენ აირჩია მეორე მეთოდი, მაშინ წერილი უნდა დაიწყოს შემდეგი ხაზებით:

საპასუხოდ თქვენი 02/01/2017 34341 წერილით, ჩვენ გაცნობებთ, რომ ...

მიზანშეწონილი არ არის, რომ შეატყობინოთ უარი „თავზე“, განსაკუთრებით თუ დეტალებში შეიტანეთ წერილი. პირველ სტრიქონებს უნდა ჰქონდეთ დადებითი შინაარსი. შეგიძლიათ მადლობა გადაგიხადოთ გაგზავნილი მოწვევისთვის და გაითვალისწინოთ ის უნიკალური შესაძლებლობები, რაც თქვენ მიერ ადრესატმა მოგაწოდა. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაიწყოთ წერილი თავაზიანი სინანულით, რომ მოწვევა, მიუხედავად იმისა, რომ სასურველი იყო, ობიექტური მიზეზების გამო, უარი უნდა თქვან. დავალების გასაადვილებლად, შეგიძლიათ ჩამოაყალიბოთ "უნივერსალური" ფრაზები, რომლებიც მომავალში შეიძლება შეიცვალოს სიტუაციის შესაფერისად:

გმადლობთ ძალიან საინტერესო შეთავაზებისთვის, მაგრამ სამწუხაროდ ...

ჩვენ დიდად ვაფასებთ თქვენს მოწვევას და ველოდებით შემდგომ თანამშრომლობას ...

გმადლობთ მონაწილეობის შესაძლებლობაზე ...

სამწუხაროდ, ჩვენ არ გვაქვს შესაძლებლობა მონაწილეობა მივიღოთ ღონისძიებაში ...

პარტნიორული ურთიერთობისადმი ინტერესის მითითება სავალდებულოა. მაშინაც კი, თუ არ გეგმავთ კორესპონდენტთან რაიმე საქმიანი ურთიერთობის დამყარებას, გამოხატეთ სურვილი, რომ გაამყაროთ საქმიანი ურთიერთობები. ეს არის ბიზნესის ეტიკეტის ძირითადი წესი: ყველას, ვინც გამოგიგზავნით მოწვევის წერილს, თქვენი ყურადღების ღირსია. წარუმატებლობა ყოველდღიური მოვლენაა და არ ითვლება შეურაცხყოფად. მაგრამ თავაზიანობის ელემენტარული წესების დაცვამ შეიძლება მნიშვნელოვნად დააზიანოს თქვენი რეპუტაცია, მით უმეტეს, თუ ამ გზით პასუხობთ ყველა ბიზნეს კორესპონდენტს.

აჩვენეთ ინტერესი ყოველ ნაბიჯზე. თუ დამატებით ფაილებს დაერთო მოწვევა, გაითვალისწინეთ, რომ წაიკითხეთ ისინი:

ჩვენ დეტალურად განვიხილეთ თქვენს მიერ წარდგენილი წინადადება ...

ჩვენ ყურადღებით გადავამოწმეთ წარმოდგენილი დოკუმენტები ...

მხოლოდ მას შემდეგ რაც ყველა პოზიტიური მესიჯი გამოთქვა, მათ შორის მადლიერების გამოხატვის გამოვლენილი ინტერესის გამო, შეიძლება გამოვიდეთ უარის თქმის მიზეზზე. მასზე მითითებული უნდა იყოს უშეცდომოდ: ეს აჩვენებს თქვენს ინტერესს იმ მოვლენის შესახებ, რომელზეც უარს ამბობთ, და საშუალებას გაძლევთ კიდევ ერთხელ გამოიჩინოთ პატივისცემა კორესპონდენტის მიმართ.

ყველა ფორმალურის შესრულების შემდეგ, თქვენ უნდა დასრულდეთ შემდეგ პოზიტიურ მესიჯზე. აღნიშნე, რომ ველოდებით შემდგომ თანამშრომლობას (ახალი ღონისძიებები, შესაძლებლობები და ა.შ.). ამრიგად, თქვენ კიდევ ერთხელ "დატკბეთ" წარუმატებლობის აბი და გადასცემთ ბიზნეს ურთიერთობების შენარჩუნების სურვილს.